NAV KLANT, onvolledig ingevoerde klanten

Handleiding NAV, Functioneel beheer, 4-12-2023

Inleiding

In NAV is de klantenkaart belangrijk voor alles wat je voor de klant doet. Op de klantenkaart staan naam, geboortedatum, adres, BSN nummer, verzekeringsgegevens etc. Alles wat je voor de klant doet krijgt een koppeling met dit klantnummer, zodat je via de klantenkaart alles wat je voor de klant doet of gedaan hebt terug kunt vinden. Zoals afspraken, leveringen, facturaties, interacties etc. Het is belangrijk dat de klantenkaart correct is ingevuld. Het is tenslotte de “kapstok” waaraan je alle acties voor die klant hangt.

Er zijn echter veel klantenkaarten die amper zijn ingevuld. Dezen vervuilen het klantenbestand en vertragen het zoekproces naar de juiste klant.

Hoe komt dit

Een klantenkaart vul je zo volledig mogelijk in. Indien mogelijk, uiteraard. De praktijk is vaak anders dan de theorie en je hebt nou eenmaal niet altijd alle gegevens beschikbaar. Vul dan in elk geval naam, geboortedatum en telefoonnummer in. Dan kun je een klant in elk geval terugvinden op geboortedatum. En je kunt de klant bereiken om af te zeggen, als dat nodig is.

Een deels ingevulde klantenkaart moet wel naderhand nog verder aangevuld worden. Zonder postcode en huisnummer, BSN- en polisnummer heb je problemen met factureren.

Dat wordt niet altijd gedaan. Daardoor zijn er veel klantenkaarten die minimaal zijn ingevuld.

Daarnaast heb je natuurlijk ook nog de per ongeluk aangemaakte klantenkaarten. Of je bent bezig met een nieuwe invoeren en je komt er ineens achter dat de klant al bestaat.

Dubbele klanten in het systeem is heel lastig. Je moet dan de historie van verschillende plekken zoeken. Dat heeft gevolgen voor het opbouw van je dossier, maar soms ook voor de prijs die op de factuur komt te staan.

Wat kun je eraan doen

In eerste instantie natuurlijk voorkomen dat er zulke onnodige klantenkaarten ontstaan. Zoek altijd goed of een klant al bestaat. Zoek op geboortedatum. En eventueel nog een keer op alleen de postcode.

Heb je toch een klantenkaart aangemaakt wat niet de bedoeling was, dan kan die verwijderd worden. De teamleiders van de administratie kunnen dat doen. Of je kunt een ticket aanmaken en aan de Helpdesk vragen om het klantnummer te verwijderen.

Hoe kun je het klantenbestand opschonen

Door het zetten van een aantal filters kun je makkelijk een groot deel van de klantenkaarten in beeld krijgen die vervuiling geven: die zonder geboortedatum of naam.

Open het overzicht van particuliere klanten en zet de volgende filters:

Geblokkeerd = leeg. Dat bereik je door op het pijltje te klikken in het filter, en dan het bovenste vakje aan te vinken.

Naam = leeg. Dat geef je aan door twee keer het enkele  ‘ teken te gebruiken. Direct achter elkaar, geen spatie ertussen. En dan enter erna.

Geboortedatum = leeg

Sla deze filtering op, zodat je een volgende keer de filters niet opnieuw hoeft te zetten.

Door je filtering krijg je alleen maar klantenkaarten waar geen geboortedatum of naam op staat.

Open een klantenkaart en kijk of er echt niks aan gekoppeld is.

Als alle feitenblokken rechts op 0 staan, dan mag de klantenkaart verwijderd worden (knop in lint). 

Heb je die knop niet of heb je de rechten niet om een klantenkaart te verwijderen, dan kan je leidinggevende dit met ICT regelen.

Is er al wel historie op deze klantenkaart?

Dan waren de gegevens misschien eerder wel ingevuld en heeft men dat later verwijderd omdat er toch al een klantenkaart van bleek te zijn. Een klantenkaart waar historie aan hangt mag je niet verwijderen!

Maak een ticket aan voor de Helpdesk en vermeld daarin het klantnummer wat verwijderd had moeten worden. Soms kan bepaalde historie overgezet worden naar een andere klantenkaart, zodat de informatie alsnog bij de juiste klant staat. De “foute” klantenkaart kan daarna verwijderd worden.

Lukt het niet om gegevens over te zetten, dan kan de Helpdesk de klantenkaart blokkeren. Op de geblokkeerde kaart komt dan een verwijzing te staan naar het klantnummer dat gebruikt moet worden.