NAV PFO, productformulier maken

Voordat we een verkooporder aanmaken worden eerst alle gegevens in een productformulier verwerkt. Hier  worden alle gegevens genoteerd die nodig zijn voor de offerte, de bestelling, de productieplanning en de factuur van de order. Vanuit dit productformulier wordt daarna een verkooporder gemaakt.

De reeds bestaande productformulieren vind je links in je navigatievenster. Via de klantenkaart zie je de productformulieren van de klant rechts in het feitenblok.

Aanmaken

Vaak wordt een PFO automatisch aangemaakt vanuit Connec’T. Voor sommige productgroepen gebeurt dit nog handmatig in NAV.

Als je een nieuw productformulier wilt aanmaken open je de klantenkaart. Doe altijd de COV controle (knop COV in het lint) voordat je een Productformulier aanmaakt.

Onder de klantenkaart vind je de tabbladen Verwijzers en Medische Indicatie, waar je de benodigde informatie invult. Wil je een verwijzer kiezen die niet in het overzicht staat, dan zijn er 2 mogelijkheden: Je kiest een “diversen” van de betreffende locatie, of, als het een verwijzer is die vaker naar OIM verwijst, dan kun je vragen om de betreffende verwijzer toe te voegen. Je teamleider admnistratie weet wie dat kunnen doen.

Via de klantenkaart kies je vervolgens in het lint voor. Met ENTER kom je in alle velden die gevuld moeten worden. Met Alt F6 kun je tabbladen openen en sluiten. Met F6 ga je vervolgens naar een volgend tabblad.

Medische indicatiecode: Indien er op de klantenkaart één medische indicatie is ingevoerd dan wordt deze automatisch overgenomen. Bij meerdere medische indicaties moet deze nog geselecteerd worden. Staat de code er niet bij die je hebben wilt, dan voeg je die eerst toe op de klantenkaart.

Tarief bepalende instantie: Verzekering: De factuur gaat naar de zorgverzekering. Cliënt: Als de klant de factuur zelf betaalt. Zorginstelling: Factuur gaat naar een Ziekenhuis of tehuis (DBC) Andere: Bij een andere betaler dan reeds genoemd. Kies in het volgende veld een Zakelijke klant als betaler, zoals een werkgever of een zorgkantoor.

Traject: Hieruit kan gekozen worden uit: Standaard = Handel. Orthopedie = OI. Kousen = TEK. Schoenen = OS

DBC: Staat standaard op n.v.t. Kies je hier “Ja” dan komt er een regel op de offerte/factuur te staan waarom het een DBC-levering betreft. Bij “nee” komt er een regel op te staan waarom het niet onder DBC valt. Bij “nvt” wordt er geen extra tekstregel afgedrukt.

Productformulier type: Wat je hier invult heeft gevolgen voor andere velden.  

In het lint vind je de optie Verzekeringsvoorwaarden. Hiermee krijg je informatie over de regels van de betreffende zorgverzekeraar die bij dit ordertype gelden. Deze gegevens staan ook in het handboek Voorwaarden Zorgverzekeraars.

Calculatie/order-informatie

Invullen wat van toepassing is.

Om een order op de juiste wijze financieel af te kunnen wikkelen is het noodzakelijk dat er een calculatie opgemaakt wordt. Deze zal afhankelijk van de regelgeving van de zorgverzekeraars worden verstuurd om een machtiging voor de order te verkrijgen. Voor de specifieke regels van de zorgverzekeraars kun je het handboek Voorwaarden zorgverzekeraars raadplegen.

Vestiging: Hierin wordt de vestiging gekozen waar de bestelde producten afgeleverd moeten worden.

Verwijzer: Je kan alleen uit de verwijzers kiezen die in de klantenkaart zijn opgevoerd. Wil je een andere verwijzer kiezen, dan zul je die dus eerst op de klantenkaart moeten invoeren.

Verwijzer locatiecode: Je kan hierin een keuze maken van het ziekenhuis/instelling waar de verwijzer aan gekoppeld is. Dit is o.a. van belang voor de managementrapportages, om te zien waar de omzet vandaan komt. Verwijzerlocatiecodes beginnen met ZX . . . . . . 

Aanmeetlocatienr: De plek waar de klant daadwerkelijk gezien is door de adviseur.

Verstrekking: Je kunt kiezen uit 1e voorziening, herhaling of reserve.

Positie hulpmiddel: links, rechts, beide en nvt. Bij prothese-orders heb je nooit beide of nvt, je maakt voor links en rechts aparte orders aan.

Maatschema: Dit is het Schemanummer van kousen.

Betaler: Instantie (verzekering of ZK-nummer), Klant (als de klant zelf volledig betaalt) of als er een eigen bijdrage van toepassing is kies je Instantie en klant . NAV vult dit zelf in, wat in de meeste gevallen correct zal zijn. Controleer dit altijd, want er zijn natuurlijk uitzonderingen.

Soort kosten hulpmid.: Meestal hoef je hier niets in te vullen. Bij sommige specifieke ordertypes wel.

Assortiment

In de orderregels kun je invulling geven aan het te leveren product, het aantal, of het product besteld moet worden e.d. Alles wat op een calculatie, offerte en factuur weergegeven dient te worden kun je hier invullen. Er zijn diverse kolommen waar iets ingevuld moet worden, en wel de volgende:

Soort: Hier vul je eigenlijk altijd Artikel in, behalve wanneer het regeltype Tekst wordt geselecteerd, dan laat je dit veld leeg.

Nr.: Kies de hoofdcode of stuklijstartikel, en daarna zo nodig de artikelnummers en posten. De code klapt uit als je het aantal hebt ingevuld. In de kolom stuklijstartikelnr kun je zien welke hoofdcode je gekozen hebt.

Omschrijving: Hier verschijnt de omschrijving van het artikel. Deze kun je aanpassen. Je kunt ook een extra tekstregel toevoegen met Ctrl n. (Of “nieuw” in het lint van het tabblad) Wanneer je in de kolom Soort het vakje leeg heb gelaten, kun je bij Omschrijving zelf een tekst ingeven. 

Productie-status informatie

Hier staat de orderplanning die bepaald is door het ordertype. Op het productformulier doen we daar meestal niks mee. Omdat er meerdere orders actief kunnen zijn via één productformulier en het dus vrij makkelijk is om de verkeerde order af te vinken, dient het afvinken te gebeuren via de verkooporder en niet op het productformulier!

De uitzondering hierop is een reeds geboekte order. Wil je hier toch nog statussen op afvinken, dan kan dat via de statussen op het productformulier. Op de geboekte order (VLE) zijn immers geen statuscodes meer af te vinken.

Productinformatie, maatgegevens

Dit tabblad is alleen aanwezig bij bepaalde soorten producten. Hierin worden bij kousen de maatgegevens en productinformatie ingevoerd. Ook kan dit tabblad gebruikt worden bij inlays en podotherapie. Voor andere ordertypes wordt dit tabblad niet ingevuld.

Bij opmerkingen worden de gegevens ingevuld die van belang zijn voor de leverancier. Deze notitie wordt meegestuurd met de inkooporder.