NAV VOR, FES systeem werkinstructie administratie
Handleiding NAV, Functioneel beheer, 17-10-2023 (laatste update: 03-06-2024)
Wat is FES
Fes (Functionele Electro Stimulatie) is een hulpmiddel welke d.m.v. een stroompje op de zenuw van de spier een spier kan laten aanspannen. Binnen OIM kennen wij verschillende systemen de Bioness (L300) (Ottobock) en de Alfess (Basko). Beide systemen kunnen gehuurd worden door de klant om deze thuis te testen. Max. huurtermijn voor de Bioness is 4 weken en de Alfess is 3 weken.
Vergoeding
Deze orthesen worden niet standaard vergoed door de zorgverzekeraar. Er kan wel gebruik gemaakt worden van een speciale aanvraag, bij afwijzing bekostigt de klant zelf de voorziening. Binnen OIM hebben we afgesproken altijd een volledig dossier op te bouwen. Ook als de klant zelf de voorziening betaalt. De invoer van deze orders gaat niet via Connec’T. In deze werkinstructie lees je de administratieve werkinstructie voor het invoeren en verwerken van deze orders, bij betaler klant.
Zowel proefpassing als definitieve voorziening altijd WOM
In de instructie is er vanuit gegaan dat de klant de voorziening zelf financiert. Moet er een offerte voor de zorgverzekeraar komen, dan pas je de tarief bepalende instantie, vanzelfsprekend, aan naar Verzekeringsmaatschappij en volg je de bekende WOM procedure.
Proefpassing
Bij een 1e voorziening wordt in principe altijd gestart met een proefpassing. De adviseur levert een werkkaart en een verwijzing van de medisch specialist aan.
Invoer PFO proefpassing (betaler klant)
Vul alle gegevens in, zoals gebruikelijk, waarbij de volgende velden als volgt:.
Algemeen
Tarief bepalende instantie: cliënt
Traject: orthopedie
Productformuliercode: geen
Calculatie/order-informatie
Ordertype: 40CONFWPG
Betaler: klant
Assortiment
Stuklijst: OIMFESPROEF
Halffabricaat: volgens werkkaart
Invoer/afhandeling VOR proefpassing
- Opdrachtbevestiging laten ondertekenen door klant
- Inkooporder aanmaken, zodra opdrachtbevestiging retour is
- Bij afleveren zorgt adviseur ervoor dat klant een verhuurovereenkomst ondertekent. Deze wordt
afgegeven bij de backoffice. Deze kan gekoppeld worden in Raptor.
- Na ontvangst van de verhuurovereenkomst, de order Boeken en Verzenden
- Factuur versturen/meegeven aan de klant
Definitieve voorziening
Indien de klant na de proefperiode besluit het hulpmiddel te willen aanschaffen, moet er een order aangemaakt worden voor de definitieve voorziening. De adviseur levert een werkkaart aan. De proefversie wordt uiteindelijk omgeruild voor een nieuw hulpmiddel.
Controle huur voldaan
Afspraak is dat bij aanschaf van de orthese met FES systeem, de huurprijs in mindering gebracht wordt. In principe zal er altijd huur betaald zijn door te klant, maar toch vooraf altijd controleren of de huur in rekening is gebracht en is betaald.
- Controleer in geboekte verkoopverzendingen of er een order voor de huurperiode aanwezig is.
Noteer het VORnr.
- Controleer of de factuur voor de huur betaald is.
Dit kun je zien bij Saldo (LV) op de klantenkaart (zie blauwe pijlen afb. 1). Als je op het blauwe bedrag klikt kom je in het overzicht klantenposten (afb. 2). Zoek hier het VORnr. op en controleer of de
restbedragen op 0,00 staan. Tevens zal er een regel van dezelfde waardes staan, maar dan
negatief, met documenttype Betaling. Neem contact op met afdeling Finance als je twijfelt.
Invoer PFO definitieve voorziening (betaler klant)
Vul alle gegevens in, zoals gebruikelijk, waarbij de volgende velden als volgt:
Algemeen
Tarief bepalende instantie: cliënt
Traject: orthopedie
Productformuliercode: geen
Calculatie/order-informatie
Ordertype: 40CONFWPG
Betaler: Klant
Assortiment
Kies de juiste stuklijst en voer alle halffabricaten op, die de adviseur op de werkkaart heeft vermeld.
OIMFESBB – FES systeem bovenbeen
OIMFESOB – FES systeem onderbeen
OIMFESOBENBB – FES systeem onder- en bovenbeen
Tot slot voeg je artikelnr. OIMFESKORTING toe en vul je bij aantal -1 in. LET OP: Alleen als er een proefpassing is geweest en betaald door de klant.
Invoer/afhandeling VOR
Op de offerte voor de klant komt alleen een totaalprijs komt te staan. We willen wel op de offerte
aangeven dat de huurprijs in mindering is gebracht. Dit kan door een standaard tekstregel toe te voegen met artikelnr. FES
- Opdrachtbevestiging printen en laten ondertekenen door de klant
- Inkooporder aanmaken na ontvangst ondertekende opdrachtbevestiging
- Factuur meegeven/opsturen
Vervangende of verbruiksartikelen
Als een klant losse onderdelen bestelt, maak je hiervoor een verkooporder aan.
Invoer PFO verbruiksartikelen/vervanging (betaler klant)
Algemeen
Tarief bepalende instantie: cliënt
Traject: orthopedie
Productformuliercode: geen
Calculatie/order-informatie
Ordertype: 40CONFWPG
Betaler: Klant
Assortiment
OIMFESTOE – Toebehoren FES systeem (nalevering)
In deze stuklijst zit standaard B.998 administratie/verzendkosten en moet je aanvullen met het te bestellen halffabricaat
Ook hiervoor geldt WOM, klant moet eerst de offerte ondertekenen, voordat de onderdelen besteld worden.
ACHMEA Verbruiksartikelen
Achmea kent in sommige gevallen wel vergoeding voor elektroden.
Hier moet een offerte voor ingediend worden. Hiervoor dient B.998 verwijderd te worden en vervangen voor een minuten code. Hoeveel tijdsinbreng er opgevoerd moet worden, wordt op dit moment afgestemd door Peter de Groot. 3-6-24