NAV VOR, administratieve statuscodes

Handleiding NAV, Functioneel beheer, 04-08-2023

Op een tabblad op de verkooporder vind je de admnistratieve statuscode. Deze worden standaard bij elke order gevuld, afhankelijk van het ordertype.

Je ziet de volgende kolommen:

• Statuscode: Begint met een A en de nummering is oplopend.
• Omschrijving: Vertelt wat de statuscode inhoudt
• Datum: Is de datum dat deze administratieve handeling is uitgevoerd
• Uitgevoerd: Een vinkje in deze kolom betekent dat deze stap is uitgevoerd. Een vinkje zetten gebeurt voor met de pijltjestoetsen naar het juiste vakje en dan de spatiebalk, of met de muis. Sommige statussen worden automatisch afgevinkt doordat je een handeling in NAV gedaan hebt.
• Gebruiker: De inlognaam van de gebruiker. Deze naam is niet te wijzigen.
• Notitie: Zet hier notities neer die betrekking hebben op deze administratieve status. Zo kun je bijvoorbeeld in het notitieveld achter Offerte verstuurd vermelden dat je de offerte gemaild hebt.

 De statuscodes die je kunt zien zijn:

• A02 Nieuwe opdracht: Wordt automatisch afgevinkt bij het aanmaken van een order.
• A04 Aanvr. Ontbreekt: Dit vink je aan als je de aanvraag niet hebt, terwijl je hem volgens de regels van de zorgverzekering wel zou moeten hebben. In het notitieveld achter deze statuscode noteer je wie ervoor zorgt dat die aanvraag alsnog komt. Als de aanvraag ontvangen is, haal je het vinkje weer weg. Is de aanvraag niet aanwezig, maar hij is ook niet nodig, dan zet je geen vinkje. Het gaat erom dat er bewaking en actie gedaan kan worden op status A04 mét vinkje
• A05 Offerte verstuurd: Als je de offerte daadwerkelijk verstuurd hebt. Het is niet altijd nodig om te wachten met productie of bestellen tot er toestemming is. Als het nodig is om een offerte op te sturen, dan kan factureren van de order pas als de machtiging is ontvangen. Als je deze statuscode hebt afgevinkt, is de order niet meer te wijzigen.
• A06 Wachten op machtiging: Als je eerst toestemming moet hebben van de betaler voordat je verder gaat met bestellen of productie. Bij OIM noemen we dit WOM.
• A07 Machtiging akkoord: Deze wordt automatisch afgevinkt als je een machtigingsnummer hebt ingevuld op het 1e tabblad, of als  daar machtiging n.v.t. is aangevinkt. De order is dan niet meer te wijzigen.
• A09 Wachten met facturatie: Zolang deze is aangevinkt wordt de order niet gefactureerd. Ook niet als je A12 Te factureren hebt aangevinkt. Je moet zelf goed in de gaten houden dat je status A09 ook weer uitvinkt. Hoe je dit doet lees je in een andere handleiding.
• A10 Vervallen: Als de order totaal moet komen te vervallen. Dit kan alleen als eventueel bestelde artikelen ook binnen geboekt zijn, of als de IOR is komen te vervallen. Als je deze aan vinkt, moet je aangeven wat de reden is dat de order komt te vervallen.
• A11Eigen bijdr. Gefactureerd  Na levering van het product kun je, indien van toepassing, de Eigen Bijdrage factuur printen. Deze statuscode dan zal automatisch afgevinkt worden.
• A12 Te factureren: Als het product afgeleverd is en er volgens de regels van de betalende instantie gefactureerd mag worden. Als je deze status niet aan vinkt, zal de order niet gefactureerd worden en komt er dus ook geen geld voor binnen. Vergeet dus niet dit veld aan te vinken.