NAV Inkooporder, voor klant

Handleiding NAV, Functioneel beheer, 25-07-2023

Bij het aanmaken van een inkooporder is onderscheid in goederen die specifiek voor een order besteld moeten worden en goederen die niet direct aan een order zijn toe te wijzen. Deze uitleg gaat over de order voor een klant. Er is een andere handleiding voor niet-klantgebonden inkoop.

Klantgebonden

Direct bestellen

In de verkooporder dien je per orderregel aan te geven of een artikel besteld moet worden of niet. Dit doe je in de kolom Bestellen. Daarin heb je de mogelijkheid om een vinkje te zetten bij de artikelen die besteld moeten worden.

Belangrijk is het moment waarop je de regels in de verkooporder afvinkt om te bestellen. Dit dient namelijk plaats te vinden voordat de administratieve statuscode Offerte verstuurd afgevinkt is of de status Machtiging akkoord. Op het moment dat een één van deze beide statuscodes is afgevinkt, kun je inhoudelijk niets meer in de order regels veranderen.

Opmerking

Je kunt de verkooporder een notitie meegeven ten behoeve van de inkooporder. Dit doe je door in het lint van de verkooporder de optie Opmerking te selecteren. Deze notitie wordt gelezen door de afdeling inkoop. Begin deze notitie met de datum en je initialen, en dan de naam van de afdeling of persoon waarvoor deze bestemd is. In het geval van een notitie in de inkooporder bijvoorbeeld “15-11-12, msc. Inkoop: uiterlijk voor 23 november leveren”.

Maatkaart koppelen

Is er een maatkaart aanwezig, dan moet deze gescand worden en gekoppeld aan de VOR. Doe je dit vóórdat je een inkooporder aanmaakt, dan gaat deze maatkaart automatisch mee naar de inkooporder. Anders zal de afdeling Inkoop deze maatkaart naderhand nog moeten koppelen aan de inkooporder.

Inkooporder aanmaken

Als alle orderregels in de verkooporder de juiste vinkjes hebben, kan er een inkooporder aangemaakt worden. Dit betreft een inkoopvoorstel die de afdeling inkoop verder afhandelt. In het lint vind je een icoontje om een inkooporder aan te maken.

De inkooporder is nu aangemaakt. Bij de productie statuscodes is Materiaal besteld nu automatisch afgevinkt en in je orderregel verschijnt het IOR nummer (Inkoopordernummer) 

De functie “inkooporder aanmaken” kan meerdere keren worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld als er alsnog een artikel bij geleverd wordt.

Later bestellen

De vinkjes voor bestellen van artikelen kan bij de orderinvoer al gezet worden. als de machtiging ontvangen is hoeft alleen de inkooporder dan nog aangemaakt te worden.

Werk derden

Voor uitbesteding van werk aan derden maak je ook een inkooporder aan. In de verkooporder zijn dan geen artikelnummers die je op “bestellen” kunt zetten, dus je kunt er geen gewone inkooporder van maken door vinkjes bij artikelnummers te zetten in de verkooporder.

Daar wij voor het werk derden echter wel een koppeling met de verkooporder willen is er een aparte functie 'Lege inkooporder aanmaken' . Deze vind je in het lint. Hij maakt dan een lege inkooporder aan en opent deze direct voor je om verder in te vullen met de benodigde gegevens en artikelen.

 Let op!  Nadien is de inkooporder niet terug te vinden vanaf de Verkooporder. Het is daarom aan te raden om het notitieveld van de productie statuscodes te noteren dat je een lege inkooporder hebt aangemaakt en het wat het IOR nummer daarvan is.