NAV VOR, Aktief, sportvoorziening

Handleiding NAV, Functioneel beheer, 27-07-2023

 Inleiding

Op het moment dat een klant een zorgvraag heeft omtrent een sportvoorziening, zal de adviseur in eerste instantie beoordelen of deze in de reguliere ADL voorziening ingepast kan worden.

Indien de adviseur beslist dat inpassing in de ADL voorziening niet mogelijk is, zal in eerste instantie een offerte voor de zorgverzekeraar of letselschade (via klant) opgesteld worden. Dit gebeurt op de vestigingsadministratie. Op het moment dat er geen vergoeding via zorgverzekeraar of letselschade mogelijk is en er voor WMO, Uniek Sporten of eigen financiering een offerte opgesteld moet worden, komt administratie OIM Aktief in beeld. Zie voor meer informatie Stroom diagram OIM Aktief-def sept 2021.

Taak administratie OIM Aktief

De taak van de administratie OIM Aktief is het opstellen van een juiste offerte, daar waar de betaler niet zorgverzekeraar of letselschade is. Bestellen van de onderdelen ligt bij de vestigingsadministratie. Zij bepalen welke onderdelen besteld moeten worden en welke vanuit voorraad gepakt worden. Voor orders voor Uniek Sporten, kan er na ontvangst machtiging nog wel een taak voor je liggen, hierover later meer.

Ordertypes / Stuklijsten Aktief

Voor OIM Aktief maak je gebruik van de volgende ordertypes en stuklijsten.

 Pas de omschrijving van de stuklijst aan, aan de type voorziening bijv. ONDERBEENPROTHESE TYPE TENNIS, MEDIUM

 OIM Aktief – Prijzen, garantie en voorwaarden

 Prijslijst OIM Aktief voor onderbeenprothese (inclusief 3 jaar GARANTIE én OP SLIJTAGE)

Op het moment dat je een offerte opstelt voor OIM Aktief geldt dat de prijs incl. liners, kokers en reparaties voor de komende drie jaar is.

Voor prijslijst ONDERBEENprothese zie: https://www.oim.nl/producten/oim-aktief/kosten-oim-aktief Voor garantievoorwaarden zie: https://www.oim.nl/producten/oim-aktief/voorwaarden-en-garantie

Zoals je kunt zien in de prijslijst, is deze onderverdeeld in type activiteit (tennis, fiets etc.) en niveau (instap, medium, top). Dit laatste is niet het niveau van de klant, maar heeft betrekking op de voorziening. In de top zitten meer geavanceerde en duurdere onderdelen.

Prijzen bovenbeenprothese

Als het een bovenbeenprothese betreft, tel je de prijs van de knie op bij de vaste prijs voor onderbeenprothese. Verder gelden dezelfde voorwaarden als voor een onderbeenprothese.

Opstellen offerte

Via coa-oh@oim.nl komen de aanvragen voor het opstellen van een offerte binnen.

Welke informatie heb je minimaal nodig:

·         Klantgegevens

·         Wie betaalt

·         Adviseur

·         Halffabricaten

·         Type voorziening en niveau (zie prijslijst)

Controle offerte en versturen offerte

Als je een offerte hebt opgesteld, stuur je de offerte + opdrachtbon (voor intern gebruik) ter controle naar de adviseur en vestiging. De offerte is niet gespecificeerd, daarom stuur je de opdrachtbon (voor intern gebruik) mee. Als de adviseur akkoord is met de offerte, kun je de offerte naar de klant sturen.

Betaler verzekering / letselschade

Deze offertes worden niet (de)centraal door OIM Aktief behandeld, maar worden op de vestigingsadministratie ingevoerd. Krijg je hier een verzoek voor, dan kun je die terugleggen.

Betaler klant / WMO

Om de prijs aan te passen moet je een correctieregel toevoegen (zie kopje correctieregel). Dit kan zowel een negatief als positief bedrag zijn. Dit komt, doordat voor OIM Aktief een gereduceerd uurtarief geldt, maar dat in Nav standaard met een vast uurtarief gerekend wordt. Het belangrijkste is dat je op de juiste prijs uitkomt. Dus de prijs uit de prijslijst óf in geval van bovenbeen prijs uit de prijslijst + knie.

Tariefbepalende instantie: klant

De klant is zelf verantwoordelijk voor het indienen van een aanvraag tot vergoeding via WMO. Indien gewenst kan men voor ondersteuning bij een WMO aanvraag o.a. terecht bij Uniek Sporten.

Betaler Uniek Sporten (Fonds gehandicaptensport)

Prijsopbouw is hetzelfde als de offerte voor de klant en WMO.

Tariefbepalende instantie: klant

De offerte wordt aan de klant verstrekt om in te dienen bij het loket van Uniek Sporten.

Op het moment dat Uniek Sporten de aanvraag goedkeurt, krijg je hier een melding van. (zie kopje Uniek Sporten) Je wijzigt de Tariefbepalende Instantie op dat moment in: ZK2490

Machtiging akkoord/goedkeuring

Op het moment dat de machtiging/goedkeuring binnen is, wordt de order overgedragen naar de vestigingsadministratie. Je stuurt een mail naar de administratie en adviseur, waarin je aangeeft dat de machtiging binnen is en de productie gestart kan worden. Zie ook kopje Uniek Sporten.

Correctieregel toevoegen

Onderaan in de orderregels (assortiment) voeg je een nieuwe regel toe in de VOR:

·         Soort: Artikel

·         Regeltype: Correctieregel

Bedrag instantie incl. btw: Vul het bedrag in, zodat je op de juiste prijs incl. btw uitkomt. Nadat je dit hebt gedaan klik je bovenin het lint op Vernieuwen. De prijs wordt nu herberekend.

Noteer het offertebedrag ook bij status A12. Op het moment dat er iets in de order gewijzigd wordt, kan de correctieregel verdwijnen. Op deze manier wordt bij het factureren erop geattendeerd wat de prijs zou moeten zijn.

Uniek Sporten

Uniek Sporten helpt gebruikers financiering van een sporthulpmiddel rond te krijgen als dat via zorgverzekeraar of letselschade verzekeraar niet lukt. Zie voor meer informatie:

https://www.oim.nl/producten/oim-aktief/tegemoetkoming-in-de-kosten

In dit stuk wordt gesproken over een 85%/15% regeling. In het opstellen van de offerte hoef je hier niets mee. Op het moment dat Uniek Sporten akkoord geeft, kan in principe de volledige factuur naar Uniek Sporten. Tenzij er nog een derde partij (bijv. WMO) in beeld is. Daarover meer in kopje factuur splitsen)

Uniek Sporten heeft ook een online portal waarin je alle aanvragen kunt inzien. De inloggegevens vind je in de map S:\AAK Aktief Arrangement\5. Aktief aanvragen\2. Uniek sporten

Deze portal spreekt voor zich. Je kunt hier bijv. ook de factuur uploaden, aangeven dat de voorziening geleverd is etc.

Factuur splitsen / Proforma factuur opstellen

Mocht het factuurbedrag gesplitst moeten worden, omdat er twee betalende instanties zijn, geldt een aparte werkinstructie.

Datzelfde geldt als er, voordat de prothese is geleverd, al een factuur gestuurd moet worden. Dit geldt in principe alleen voor Uniek Sporten.

Normaliter moet het haalbaar zijn om een voorziening binnen 90 dagen af te leveren. Dat is  nl. de termijn die gehanteerd wordt voor Uniek Sporten.

Deze werkwijze voor het splitsen van facturen vind je op de Kennisbank van MijnICT.