NAV VOR, factuur splitsen in meerdere betalers

Handleiding NAV, Functioneel beheer, 25-07-2023

In sommige gevallen kent een order meerdere betalers en dan bedoelen we niet de combinatie verzekeringsmaatschappij en klant.

Een klant kan voor een sportvoorziening bijvoorbeeld bij meerdere loketten aankloppen. Denk hierbij aan: WMO, Uniek Sporten, Dirk Kuyt Foundation. Daarnaast kan hij ook een deel zelf betalen.

Op het moment dat een prothese uit meerdere potjes rechtstreeks aan OIM uitbetaald worden, kent Navision geen mogelijkheid om meerdere betalende instanties aan te geven en de factuur op te splitsen. Derhalve hebben we de volgende work-around vastgesteld.

Nb. De offerte hoeft vaak niet gesplitst te worden, het gaat puur om de facturatie.

1.       Zodra bekend is welk deel van het offertebedrag door welke partij betaald gaat worden leg je dit vast in de opmerkingen van de VOR.

2.       Bij de opmerkingen bij status A12 noteer je: Niet afvinken, seintje naar Teamleider. Op deze manier wordt de order niet per abuis gefactureerd in de regio.

3.       Je stuurt een mail naar Teamleider. Hierin vermeld je per ZKnr/Klantnr welk bedrag incl. btw gefactureerd moet worden.

4.       Je teamleider weet wie in jouw regio deze taak heeft en stuurt het bericht door.

5.       Deze persoon maakt vervolgens de facturen en zorgt voor het versturen van de factuur naar de juiste instantie. Zij weten de afspraken met de instanties (Uniek Sporten heeft bijvoorbeeld een Portal)

6.       De facturen worden gekoppeld aan de geboekte verkooporder (VLE)

Uitzondering

Indien de klant via Uniek Sporten een bijdrage in de kosten ontvangt, kan deze ervoor kiezen via US een crowdfunding te starten voor het resterende bedrag. Zodra deze crowdfunding start gaat een termijn van 90 dagen in. Dit betekent dat US het totaal bedrag uiterlijk na 90 dagen uitbetaald moet hebben. Dit doen zij rechtstreeks aan OIM.

Indien de levering van de prothese langer duurt, kunnen we via een work-around de factuur/facturen handmatig genereren.

Dit doe je door de offerte in Word versie op te slaan en aan te passen:

·        Offertebedrag indien nodig aanpassen (in geval van twee betalers)

·        Offerte wijzigen in Factuur

·        Achter het order nummer een A toevoegen (vb VOR123459A)

·        Let op! Eventueel NAW gegevens aanpassen in gegevens van ZK2490

·        Vervolgens sla je het document op als PDF (MET LOGO). Dit bestand kun je naar de betaler sturen

·       Je stuurt een mailtje naar finadmin@oim.nl, zodat bij ontvangst van het bedrag bij de afdeling financiële administratie bekend is bij welke order de betaling hoort.