NAV VOR, zorgarrangement overstappers

Handleiding NAV, Functioneel beheer, 28-07-2023

Inleiding

De vergoeding voor een beenprothese (en in sommige gevallen ook armprothese) gaat bij de meeste zorgverzekeraars middels zorgarrangementen (ook wel lease genoemd). Zodra een klant een prothese krijgt die vanuit een zorgarrangement vergoed wordt, dient er een bruikleenovereenkomst getekend te worden. De prothese is dan namelijk geen eigendom van de klant of zorgverzekeraar, maar van OIM Orthopedie. Op het moment dat de klant over wenst te stappen naar een andere zorgaanbieder (OIM, Livit etc) of overstapt naar een andere zorgverzekeraar die nog niet met zorgarrangementen werkt zal er gekeken moeten worden onder welke voorwaarden de prothesevoorziening overgenomen kan worden. In deze werkinstructie wordt uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat.

Digitaal dossier aanmaken

Voor iedere klant maak je een digitaal dossier aan in het Statusoverzicht overstappers. Veld dossiernummer maak je rood. Dus voor zowel, van als naar OIM als wisseling naar zorgverzekeraar zonder arrangementen.

Eerst kijk je in het document statusoverzicht overstappers wat het eerstvolgende lege dossiernummer is.

Dan maak je met het dossiernr. een map voor de klant aan in de map VAN of NAAR

Dossiernaam: dossiernr+naam andere leverancier+naam klant

Daarna vul je de gegevens in het Statusoverzicht Overstappers (uitgebreide info zie kopje Status overzicht Overstappers)

Als de overname afgerond is, maak je het veld van het dossiernummer groen, zo hou je in beeld welke dossiers nog lopen

Statusoverzicht overstappers

Af: dossiernummer

Inf: hier plak je de afbeelding  - vervolgens klik je hierop met je rechtermuisknop en kies je voor hyperlink bewerken, je kiest vervolgens het corresponderende dossiernummer, welke je in de VAN/NAAR OIM of Wisseling zorgverzekeraars hebt aangemaakt.

Datum: Datum waarop je de eerste melding van de overstap hebt ontvangen

Klantnr.: klantnummer Nav

Klantnaam: naam klant

Van: Zorgaanbieder of de locatie waar de klant op dit moment zijn prothesezorg afneemt

Naar: Zorgaanbieder of locatie OIM waar de klant naar over wenst te stappen

Status: Korte omschrijving van de laatste actie (deze hou je up-to-date gedurende het proces)

Verzekering: Waar de klant verzekerd is

Door met Ctrl+linker muisknop op het  van het betreffende dossiernummer te klikken, kom je rechtstreeks in de map waar je alle documenten kunt vinden. Bij dossiers vóór 2022 werkt dit niet mogelijk niet, dan moet je via de mappen (Van/Naar OIM / Wisseling zorgverzekeraar) zoeken naar de bijbehorende dossiermap.

 Procedure overstap van en naar OIM Orthopedie

Zie procedure-overstapper-beenprothese-gebruiker-bruikleen-naar-oim-en-vice-versa-v03112021

Hierin staat beschreven welke routing gevolgd moet worden.

Het is zaak om onderling met de andere zorgaanbieder (Livit, Hoogstraat etc.) tot overeenstemming te komen over de voorwaarden voor het overdragen van de prothese en/of het zorgarrangement. Het verzoek tot overstap kan binnenkomen via de interne kanalen (regioadmin/adviseur) of via externe kanalen (andere zorgaanbieder).

  Van OIM Orthopedie naar andere zorgaanbieder

1.       Noteer het dossiernummer in de klantenkaart met de melding dat de klant wil overstappen

2.       Controleer of de voorgaande stappen uit de procedure zijn doorlopen. Indien nodig zorg je ervoor dat je de benodigde informatie alsnog ontvangt.

3.       Check of de adviseur op de hoogte is van de overname en of hij nog contact wil opnemen om te kijken of er nog iets is wat wij als OIM kunnen doen om de klant te behouden.

4.       Informeer de divisiemanager over de overstap

5.       Als bovengenoemde duidelijk is bepaal je het saldo door de ingediende arrangementen tegen de gemaakte kosten weg te zetten. Hiervoor is een rekentool (zie kopje rekentool voor extra info) in de map VAN OIM Orthopedie beschikbaar.

6.       Vraag voor het verzenden van het voorstel goedkeuring van DM

7.       Stuur een mail naar de andere zorgaanbieder met het voorstel en de eerstvolgende declaratiedatum van het arrangement.

8.       Indien overnamevoorstel akkoord is, stuur je de benodigde informatie naar finadmin@oim.nl met het verzoek een factuur te sturen voor het overnamebedrag.

9.       Meld aan je collega van team zorgarrangementen dat het arrangement gesloten moet worden per DD/MM/JJ

10.    Alle mailverkeer en documenten sla je op in het dossier van de klant – voeg de datum van ontvangst/verzenden mail vooraan toe aan de document naam (= onderwerp mail)

11.    Als de overname afgerond is, maak je het veld van het dossiernummer groen, zo hou je in beeld welke dossiers nog in behandeling zijn

12.    Werk ook de status bij in het statusoverzicht

Rekentool (saldo-overzicht invulbaar)

 1.      Openen het bestand en sla het eerst op onder een andere naam Saldo-overzicht + Klantnaam in het dossier van de betreffende klant.

2.       Vul klantnummer in op tabblad Invoerblad

3.       Dan ga je naar tabblad Saldo-overzicht via menu Controleren / naar beveiliging opheffen. Door daarop te klikken schakel je de beveiliging van het blad uit.

4.       Vervolgens ga je naar menu Jet en kies je voor Rapporteren. Je krijgt nu alle gegevens van de klant, correspondeert met klantnummer die op tabblad invoerblad hebt ingevuld.

5.       Je verwijdert in het bovenste rijtje alle regels, waarbij Instantie GEEN XXX Leasebedragen is vermeld.

6.       Vervolgens kijk je wanneer de laatste volledige voorziening is geleverd en verwijder je alle posten die daarvoor geleverd zijn.

7.       De gedeclareerde leasebedragen neem je mee vanaf het jaar dat de laatste voorziening is geleverd, alle eerdere declaraties kunnen verwijderd worden.

8.       Opslaan en je berekening is klaar

9.       Negatief totaalsaldo = kosten zijn gedekt. Positief totaalsaldo = er is een te verrekenen bedrag.

Let op stuur alleen het saldo mee als er iets te verrekenen valt!

Ga verder met stap 6. kopje Van OIM Orthopedie naar andere zorgaanbieder

 Van andere zorgaanbieder naar OIM orthopedie

1.       Noteer het dossiernummer in de klantenkaart met de melding dat de klant wil overstappen naar OIM

2.       Interne melding van overstap? Dan check je of je de benodigde info hebt (check procedure)

3.       Je mailt de vorige zorgaanbieder met het verzoek tot een overnamevoorstel

4.       Je ontvangt een overnamevoorstel van de vorige zorgaanbieder Deze leg je voor aan de Divisiemanager (DM). Indien DM akkoord, dan kun je per mail akkoord geven.

5.       Indien akkoord, mail je de benodigde info naar de collega van zorgarrangementen, zodat er een arrangement aangemaakt kan worden.

6.       Mail doorsturen naar je teamleider (TL), zodat hij weet dat hij de factuur kan gaan verwachten in PPM Wilo (hier worden facturen door de financiële administratie ter goedkeuring aangeboden)

Alle mailverkeer en documenten sla je op in het dossier van de klant – voeg de datum van ontvangst/verzenden mail vooraan toe aan de document naam (= onderwerp mail)

7.       Dossier kan gesloten worden, dossiernummer groen maken en status bijwerken

Overige informatie

1x per half jaar (juni/december) stuur je een totaaloverzicht van de overstappers van en naar OIM (dus niet de wisseling van zorgverzekeraar) naar de divisiemanagers. Spreek onderling af wie deze taak oppakt.

Wisseling van zorgverzekeraar

Naar andere zorgverzekeraar met arrangement

Klanten hebben tot 1 februari de tijd om over te stappen naar een andere zorgverzekeraar. De collega’s die de zorgarrangementen beheren, krijgen van applicatiebeheer rond die tijd een lijst om deze aanpassingen door te voeren. Mocht je via een andere weg hier een melding over ontvangen, dan zet je dit door naar de collega, die de zorgarrangementen voor die betreffende regio afhandelt.

Naar andere zorgverzekeraar zonder arrangement

Op de lijst die je van applicatiebeheer ontvangt, staan ook klanten die van een zorgverzekeraar met zorgarrangement overgestapt zijn naar een zorgverzekeraar zonder arrangement. In deze gevallen gaat de prothese van bruikleen naar eigendom klant. En daardoor kan het zijn dat de nieuwe zorgverzekeraar de prothese zal moeten overnemen tegen de restwaarde op dat moment.

1.       Je checkt allereerst of de laatst geleverde volledige prothese binnen de gebruikstermijn is geleverd (36 mnd reguliere beenprothese / 72 mnd AAK / …)

2.       Zo ja, dan maak je een dossier aan. Dit nummer noteer je later ook in de opmerkingen van de VOR.

3.       Je berekent de restwaarde van de prothese. Hiervoor is ook een rekentool beschikbaar (in de map wisseling zorgverzekeraar)

4.       Je maakt in Nav een offerte obv de VLE van de laatste volledige levering en dmv een correctieregel (zie kopje correctieregel) pas je het totaal bedrag aan naar de berekende restwaarde inclusief btw. (voorbeeld beschikbaar in de map). Wijzig de standaard omschrijving in afschrijving XX maanden.

5.       Samen met de begeleidende brief (beschikbaar in de map) stuur je de offerte naar de zorgverzekeraar.

6.       Noteer in de opmerkingen van de VOR dat het gaat om een offerte tbv restwaarde. Dit om verwarring te voorkomen, dat het een nieuwe voorziening betreft.

7.       Zodra het dossier is afgehandeld, maak je het veld dossiernummer geel.

 Correctieregel aanmaken

Onderaan in de orderregels (assortiment) voeg je een nieuwe regel toe

Soort: Artikel

Regeltype: Correctieregel

Bedrag instantie incl. btw: Hier voer je een negatief bedrag in, zodat je onderaan de streep op de juiste restwaarde uitkomt, die je hebt berekend. Dus bijv. – 500,00

Nadat je dit hebt gedaan klik je bovenin in ht lint op Vernieuwen.