NAV VOR, Boeken lease, ZK99**, zorgarrangement
andleiding NAV, Functioneel beheer, 27-07-2023
Filteringen
Per zorgverzekeraar maak je een filtering aan, zodat je per zorgverzekeraar de orders kunt afwikkelen. Deze kun je opslaan in het linker menu, zodat je de filters niet iedere keer opnieuw hoeft in te stellen. Als je niet weet hoe dit werkt, dan kan ICT Helpdesk je daarbij helpen.
Indeling kolommen
Om een goed overzicht te hebben van de orders die verwerkt moeten worden, zijn onderstaande kolommen handig om in beeld te hebben. Sorteer vervolgens op kolom administratieve status, zodat alle posten met status A12 bij elkaar staan. Deze posten kunnen afgehandeld worden. Staat er bij opmerkingen “ja”, check dan altijd even of daar iets in staat wat voor het boeken van belang is.
Controleren en boeken orders
1. Controle
Je opent de order en gaat naar de klantenkaart door in het lint te kiezen voor of Shift+F7. Dan voer je de COV check uit in de klantenkaart of Ctrl+Shift+O
Dan controleer je of er een lopend of nog te starten arrangement is
geboekte verkoopverzending (1)/lopende verkooporders (2)
order met ordertype 19LEASEPRO
positie (links/rechts) gelijk aan te boeken order?
check ook of er geen wijziging is in type prothese (te zien aan ordertype, OB/BB/AAK/CONV/OSSEO. Valt een klant door een wijziging in een ander arrangementstarief dan moet je het oude PFO LEASEPRO sluiten en een nieuwe aanmaken. Ingangsdatum van het nieuwe tarief verschilt per zorgverzekeraar en kun je vinden in de verzekeringsvoorwaardenoverzicht op Intranet.
Is er een order met ordertype 19LEASEPRO en de juiste positie, dan kun je de order boeken (wordt later uitgelegd)
Is er geen geboekte of lopende order, dan controleer je of er een productformulier (3) met ordertype 19LEASEPRO voor dezelfde positie is aangemaakt, maar nog niet gestart is.
Zo ja, dan arrangement starten (zie werkinstructie aanmaken zorgarrangement).
Is er geen (te starten) PFO leasepro voor de betreffende zijde dan:
Bij een 1e vz/ of instroom mogelijkheid arrangement starten (zie werkinstructie aanmaken zorgarrangement)
Zie je in de geboekte verzendingen alleen orders en een arrangement voor bijv. links en is de lopende order voor rechts. Dan controleer je het gekoppelde document (evaluatieformulier bijv.). Blijkt daar ook links op te staan, pas je de zijde aan.
Kun je niet met zekerheid vaststellen dat het een invoerfout is, dan stuur je een mail naar degene die de order heeft ingevoerd. Maak hier een notitie van in de opmerkingen
Heb je vastgesteld dat de order niet in de lease valt, dan kun je de tariefbepalende instantie aanpassen in verzekeringsmaatschappij (1) en in tabblad verzendingen bij pakketverzending omschrijving (2) noteer je de eerste twee letters van de declaratiecode (zie begin van deze instructie). Noteer dit ook in de opmerkingen. Handel de order verder af (factureren) of zet het door naar degene die de order initieel heeft ingevoerd (machtiging vereist).
NB Check ook altijd de huidige verzekeringsmaatschappij (4) Het kan zijn dat de klant ergens anders is verzekerd in de tussentijd of dat de order per abuis op een verkeerd ZKnr is gezet.
2. Boeken
Als je bepaald hebt dat de order geboekt kan worden, dan kun je terug naar de order en kun je deze gaan corrigeren en boeken, daarvoor moet je de volgende stappen uitvoeren.
In de verkooporder ga je via optie onderstaande statussen vrijgeven. 
Dan voeg je in de regels een nieuw artikel toe door onder de laatste regel te gaan staan
1) Nr.: ZIE VOOR JUISTE CODE OVERZICHT BOVENAAN DOCUMENT
2) Aantal: 1
3) Totaal excl. btw minus 0,01 corrigeren bij regelbedrag excl. BTW, zodat totaal incl. btw op 0,00 uitkomt. (LET OP! Dit mag nooit op een -/- getal uitkomen. In dat geval verlaag je het bedrag telkens met 0,01, totdat het bedrag excl. btw tussen 0,00-0,02 uitkomt. Wel altijd proberen zo laag mogelijk uit te komen)
4) Productboekingsgroep pas je aan naar 1230 (Alleen voor de nieuwe regel)
Het kan tot een foutmelding (A) leiden, maar die kun je gewoon wegklikken. Dit gebeurt als je net niet snel genoeg de code invoert, Navision wil dan een keuzemenu openen, waar je geen rechten voor hebt.
Daarna vink je machtigingsnummer n.v.t. af in het tabblad Algemeen en vink je administratieve status A12 weer af in tabblad
3. Overige werkzaamheden
Per zorgverzekeraar is een map Jet <naam zorgverzekeraar>, in die map zit een Excelbestand Check invoer <naam zv> protheseorders ZK9910. Hierin staan prothese (gerelateerde) orders die ingevoerd zijn met tariefbepalende instantie: zorgverzekeraar.
(je krijgt de recente lijst door bij openen van het bestand te refreshen door op rapporteren te klikken).. Liefst dagelijks, maar minimaal 1x per week controleer je of de orders op deze lijst terecht op zorgverzekeraar zijn ingevoerd. Zo ja, dan vul je in de VOR bij tabblad verzending de 1e twee vetgedrukte letters van de code bovenaan deze werkinstructie, AL, ML, etc. in hoofdletters
In de map Jet Diversen zit een Excel bestand Check PGB LND. Met dit bestand kun je controleren of de juiste *LNDPROTHESE hebt gekozen bij de zorgverzekeraar en of je de productboekingsgroep op 1230 hebt gezet. Dit werkt alleen als de financiële afdeling nog niet heeft gefactureerd.
Frequentie
Min. 1x per week, waarbij er rekening gehouden moet worden met het einde van de maand. Voorkeur is dat de te boeken leveringen a