NAV VOR, factureren

Om over te kunnen gaan tot factureren zal een verkooporder aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen:

·         Het machtigingsnummer dient te zijn ingevuld of als n.v.t. te zijn gemarkeerd.

·         De afleverdatum moet zijn ingevuld. De machtigingstermijn moet passen bij de afleverdatum.

Nota klant

Als de klant een rekening voldaan heeft, dan moet je op de Verkoop Order aangeven: PIN of CONTANT. De geboekte factuur wordt dan direct vereffend. Dat heeft als voordeel dat er niet per abuis aanmaningen verstuurd worden. Ook invullen als de klant (bij uitzondering) de rekening achteraf betaalt. (REKENING)

Extern spreekuur

Bij externe spreekuren kun je de factuur niet van tevoren boeken omdat dan de productie statuscode afgeleverd aangevinkt moet zijn. Dit vink je pas af als er daadwerkelijk afgeleverd is! Tijdens de afleverafspraak dient de eigen bijdrage factuur echter wel te worden afgegeven en betaald. Hiervoor kan een eigen bijdrage factuur worden geprint.

Je kunt niet ten allen tijde een eigen bijdrage factuur afdrukken. Hiervoor geldt de regel dat je uiterlijk drie dagen voor de afleverafspraak een eigen bijdrage factuur kan afdrukken. Er komt dan niet een factuurnummer op te staan, maar het ordernummer. Het is tenslotte nog niet afgeleverd, dus is het nog geen factuur.

Op het moment dat de adviseur terug komt van het spreekuur en daadwerkelijk heeft afgeleverd, moet je deze alsnog boeken. Deze optie vind je in het lint. Alleen facturen die de klant (deels) zelf moet betalen moet je boeken. Daarna moet de order nog wel op te factureren gezet worden, om ook het factureren naar de zorgverzekering mogelijk te maken.

Intern spreekuur

Bij een intern spreekuur kies je voor de optie Boeken en verzenden.

Te factureren aan Instantie

Voor sommige soorten orders moeten er aan bepaalde voorwaarden voldaan zijn voordat je mag factureren. Zoals het aanwezig zijn van een afleverbon, een zorgmelding of akkoord van de werkgever. 

Voor de productie statuscodes betekent dit dat de code afgeleverd op uitgevoerd moet staan. Je kunt de afleverdatum invoeren in de verkoopkop. Deze actie vinkt automatische de productie statuscode afgeleverd af.

Om over te kunnen gaan tot facturering aan de zorgverzekeraar dient ook administratief de order afgehandeld te zijn. Dit doe je door de administratieve statuscode “te factureren” op het tabblad administratieve statuscodes van de verkooporder af te vinken.

De verdere facturatie aan de zorgverzekeraar wordt gedaan door de afdeling facturatie op de Holding.

Dit houdt ook in dat de regio-administratie een order voor een verzekeringsmaatschappij of zakelijke klant nooit mag Boeken!