NAV VOR, verkooporder wijzigen

Als je vanuit een productformulier een verkooporder hebt aangemaakt, dan ga je automatisch naar de verkooporder. Als je op een ander moment een verkooporder moet zoeken, dan kan dat op verschillende manieren.

Vanuit de klantenkaart kan je naar de orders van de betreffende klant. In het feitenblok (verkoophistorie) kun je doorklikken op alle details die daar weergegeven worden. o.a. Productformulieren of Verkooporders.

Je kan ook vanuit het Navigatievenster rechtstreeks naar de verkooporders. Als je op deze manier naar de orders gaat kom je in het totale verkooporderbestand. In het filterveld kun je zoeken met de gegevens die je hebt, bijvoorbeeld een VOR nummer.

Je kunt alle verkooporders, maar alleen de verkooporders van je eigen divisie kun je openen. Moet je toch een order van een anderen divisie openen, dan moet je die divisie kiezen bij “Divisie Wijzigen”, of het veld divisie leeg laten. Geboekte orders kun je wel van alle divisies openen.  

Wijzigen klantgegevens

Als je de standaard klantgegevens, zoals adres, telefoonnummer e.d. hebt gewijzigd op een klantenkaart, dan wil je dit ook doorvoeren in een lopende order. Via Actualiseren Klantgegevens in het lint kun je bepaalde gegevens van de klant opnieuw ophalen.

De functie Actualiseren klantgegevens kan alleen worden uitgevoerd als Machtiging akkoord of Wachten op machtiging of Offerte verstuurd niet aangevinkt zijn. De status van de order moet Open zijn. Er zijn nog geen boekingen gedaan.

Wijzigen orderregels

Dit kan niet zomaar op elk moment plaats vinden. Wanneer er een inkooporder loopt is er geen mogelijkheid om een order aan te passen, dat kan pas op het moment dat alle goederen binnen zijn geboekt door de vestiging.

Na het ontdooien van de administratieve statussen kun je een artikel vervangen in de order regels door eerst het ‘foute’ artikel te verwijderen (Ctrl Del) en daarna het ‘goede’ toe te voegen. De administratieve statussen Nieuwe opdracht en Aanvraag ontbreekt hoef je nooit te ontdooien. Er hoeven geen productiestatussen ontdooid te worden. Ook Materiaal besteld en Materiaal ontvangen niet!

Eventueel kun je aan de order regels nog een tekst toevoegen waarin je de wijziging toelicht.. Hiervoor ga je op het pijltje van Artikel staan, en kies je voor het lege veld. In de kolom Regeltype komt dan Tekst te staan.  In de kolom Omschrijving en Omschrijving 2 kun je zelf je tekst ingeven. Dit is van beperkte lengte, dus kijk goed of je tekst wel goed op je offerte komt te staan! 

Wijzigen betaler

Je verandert de Tarief Bepalende Instantie. Hierdoor zullen de orderregels opnieuw berekend worden. Het kan zijn dat je een melding krijgt dat je een veld moet wijzigen of een orderregel moet verwijderen.

Wijzigen verzekering

Bijvoorbeeld in het begin van het jaar kun je klanten tegen komen die overgestapt zijn naar een andere zorgverzekeraar. Door het uitvoeren van de COV controle worden de verzekeringsgegevens op de klantenkaart gewijzigd. Doe altijd de COV controle voordat je een PFO aanmaakt, zodat je met de juiste verzekeringsgegevens werkt. Maar wat te doen als je al een order hebt aangemaakt en daarna blijkt dat de klant overgestapt is naar een andere verzekering? 

De datum waarmee de order calculeert moet vallen in de verzekerde periode van de verzekering waar de factuur naar toe moet. Bij kousen wordt gecalculeerd met de afleverdatum. Bij alle andere orders is dit de orderdatum. Deze datum zie je in het feitenblok “Calculatie”.

Is een order gehercalculeerd (bijvoorbeeld na de jaarwisseling) dan vind je hier de calculatiedatum. Staat hier een datum die niet binnen de verzekerde periode valt, neem dan contact op met degene die dit voor jou kan wijzigen. Je teamleider administratie weet wie dat is.  

Vervolgens moet ook de verzekeringsmaatschappij die op de order staat gewijzigd worden. Als de calculatiedatum op de juiste datum staat (of gezet is) kun je op de VOR in het veld “tariefbepalende instantie”  de verzekering nogmaals invullen. De verzekering die ten tijde van de datum voor calculatie geldt wordt dan ingevuld en de orderregels worden opnieuw berekend met de juiste tarieven. Het kan zijn dat je hiervoor de administratieve status “machtiging ontvangen” moet vrijgeven

Cliënt overleden

Het kan voorkomen dat tijdens het proces de klant komt te overlijden. Op de klantenkaart kan in het algemene scherm worden aangegeven dat een cliënt is overleden door het bijbehorende hokje aan te vinken. De datum van overlijden vul je ook in.

Als er nog orders van deze klant lopen zal er een melding van worden gegeven. Eventuele afspraken moet je zelf nog verwijderen.

Wanneer er reeds een order voor de klant in gang is gezet is het in bepaalde gevallen mogelijk om een deel van de order vergoed te krijgen door de verzekering. De offerte, en daarmee ook de factuur, is echter al opgemaakt voor de volle 100%. Indien het niet mogelijk is een deel van het offertebedrag vergoed te krijgen kun je de order laten vervallen. Je geeft dan als reden aan dat de klant is overleden.

Staffelen/Negatieve proefaanmeting

Bijvoorbeeld bij producten waarvan de productie wordt afgebroken vanwege overlijden of re-amputatie zou men een staffeling willen berekenen, zoals weergegeven in het handboek Voorwaarden Zorgverzekeraars. Dit om het deel in rekening te kunnen brengen wat volgens de regels van de zorgverzekeraars toegestaan is. Let op: voor een schoen en een koker zijn soms verschillende percentages!

Bij schoenen kenden we de “Negatieve proefaanmeting”. Deze term is bij OIM ook overgenomen voor OI. In het handboek Voorwaarden Zorgverzekeraars wordt meestal de term “Staffeling” gebruikt.

Om het bedrag van de order aan te passen dien je een veld te wijzigen op je bestaande VOR:Daar waar je kiest voor 1e VZ, Herhaling of Reserve, kies je nu Neg.proefaanmeting.

Je kunt het te factureren % ingeven. Hij zal dan automatisch alle regelbedragen omrekenen. Dit gaat ook goed bij clustercalculaties.

De order dient altijd op Betaler: Instantie te staan én op Verstrekking Negatieve proefaanmeting.