NAV Agenda, reeks, spreekuurblokken

 Hieronder staat de samenvatting. De volledige uitleg met plaatjes vind je in de bijlage. 

Voordat je klantafspraken in de agenda kunt zetten, moet je eerst van iemand weten waar hij/zij op dat moment zit en of er nog niets anders gepland is. Hiervoor moet de agenda ruim van tevoren gevuld worden met de spreekuurtijden en andere vaste activiteiten.

Open een nieuwe afspraakkaart. Vul alle gegevens in. Bij een spreekuur of andere activiteit moet “Entiteitsoort” Overig gebruikt worden.

De optie Voltooien is beschikbaar als je alle verplichte velden hebt ingevuld. Zodra je hebt voltooid dan wordt het spreekuur vastgelegd. Dit betreft een eenmalige afspraak.

Om de afspraak periodiek terug te laten komen in de agenda moet je nog een volgende stap te zetten, alvorens op Voltooien te drukken. Open het tabblad Herhalingen, het tweede tabblad onder aan je afspraakkaart.

Geef op tabblad Herhaling aan wat de soort herhaling moet zijn (Geen, Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks) en het scherm wordt gewijzigd.

Je geeft hier je criteria aan, zoals bv elke vierde donderdag van de maand, of om de week op vrijdag. De startdatum is de datum dat je de agenda geopend hebt. De einddatum is de datum tot en met welke datum de herhaling moet plaatsvinden. Nadat er op Voltooien geklikt is, zal de activiteit gereserveerd zijn in de agenda.

►LET OP: In de loop van het jaar kunnen er wijzigingen zijn in je reeks afspraken. Bijvoorbeeld: vanaf 1 mei geen spreekuur maar vergadering. Je kunt de activiteit gewoon aanpassen in de gemaakte reeks.

Werk je veel met dit soort herhalende afspraken, wees je er dan van bewust dat die wijziging op wijziging op termijn verwarring kan geven. Het is dan handiger om de einddatum van de oude reeks aan te passen en vervolgens een nieuwe afspraakreeks aan te maken voor de nieuwe activiteit.