NAV Klantenkaart zoeken, bekijken, wijzigen

 Handleiding NAV, Functioneel beheer, 28-07-2023

 Particuliere klanten zijn onze klanten. Deze nummering begint met een K. Je vind het overzicht van particuliere klanten links in het navigatievenster.

Klantenoverzicht

In het rechter deel van je venster zie je allerlei gegevens van de geselecteerde klant. Dit noemen we het FEITENBLOK. Deze kom je op diverse plaatsen tegen. Je kunt op de blauwe cijfers achter een onderwerp klikken om dat onderwerp direct te openen. Zo kun je snel naar de afspraken of geboekte leveringen.

Ook vind je hierin het saldo openstaande posten. Je  kunt doorklikken op de informatie die je ziet.

·         Saldo (LV)                          Is bij de klant in rekening gebracht.

·         Saldo (LV) verzekeraar        Namens de klant bij de zorgverzekeraar gedeclareerd.

·         Saldo (LV) zakelijke klant    Namens de klant bij werkgever, zorgkantoor of UWV gedeclareerd.

Rechts boven het overzicht staat een filterveld. (F3) Je kunt hier aangeven waar je op wilt zoeken. Dat kan bijvoorbeeld op klantnummer, geboortedatum of naam zijn. Je hoeft maar een deel in te typen en geen rekening te houden met hoofdletters.

Als je op een veld in een kolom staat op welke waarde je wilt filteren, kun je in dat veld Alt F3 doen. De waarde van het veld waar je in staat wordt dan automatisch rechts boven in je zoekveld gezet.

Je kunt ook extra filters aanbrengen, links boven het overzicht. Zijn die filters niet in beeld,dan kun je ze weergeven door op het pijltje te klikken achter Particuliere klanten en te kiezen voor Geavanceerd Filter.

Wat je hier ingeeft moet exact kloppen met wat je zoekt. Dus houd ook rekening met hoofdletters, of zet er een @ voor. De @ betekent dat het niet uitmaakt of het hoofdletters of kleine letters zijn. Een * kun je gebruiken om aan te geven dat er voor of achter hetgeen je ingeeft nog andere letters kunnen staan.

Wil je de filters opheffen, dan klik je op het rode kruisje voor het filter. Of op  Filter wissen in het lint.

Klantenkaart

Als de juiste klant gevonden is, dubbelklik je op de naam (of Enter) en de klantenkaart wordt geopend. Rechts staan nu nog meer feitenblokken met gegevens waarop je kunt doorklikken.

Als je naar beneden scrolt zie je een aantal tabbladen. O.a. Verwijzers, Medische Indicatie en Communicatie. De belangrijkste gegevens zijn zichtbaar zonder dat je het tabblad hoeft te openen. Wil je meer details zien, dan open je het betreffende tabblad. Een tabblad openen of sluiten kan met een dubbele muisklik of met Alt F6. Met F6 ga je naar het volgende tabblad.

Dubbel

Het kan zijn dat een klant twee keer in het klantenoverzicht staat. ►LET OP: Gebruik dan altijd het klantnummer dat als eerste aangemaakt is.

Als je een dubbele klant tegen komt, mail het klantnummer dan naar Helpdesk NAV, of maak een ticket aan op MijnICT. De Helpdesk zal één van beiden blokkeren of verwijderen.

Geblokkeerd

Op de klantenkaart is een veld genaamd “Geblokkeerd”. Is de klant geblokkeerd omdat hij/zij overleden is, dan staat er bij “overleden” en vinkje op de klantenkaart. Elke andere reden om een klant te blokkeren moet je toelichten in het opmerkingsveld. Zet er ook je initialen bij!

Voor een geblokkeerde klant kun je geen afspraken, orders of productformulieren maken.. Je krijgt direct een foutmelding. Ook komt de klant niet meer op oproeplijsten.

Mocht er toch een actie nodig zijn, kijk dan in de Opmerkingen op de klantenkaart (lint), kijk wie de klant geblokkeerd heeft en neem contact op met die persoon of afdeling.

Wijzigen

Als de velden op de klantenkaart grijs zijn, dan kun je niks wijzigen. Dan moet je eerst in het lint kiezen voor Bewerken (Ctrl Shift E) Je kunt alle witte velden op de klantenkaart wijzigen, maar:

►LET OP: Eenmaal gewijzigd blijft gewijzigd, je kunt oude gegevens niet terug halen!

►LET OP: Als je het bezoekadres wijzigt, wijzigt het POST-adres niet automatisch mee.

Overleden

Op de klantenkaart kan worden aangegeven dat een cliënt is overleden door het bijbehorende vakje aan te vinken.

Behalve het afvinken vul je ook de datum van overlijden in, als deze bekend is. Soms wordt deze overgenomen bij de COV-controle.

Krijg je een melding dat er nog openstaande Productformulieren of Verkooporders zijn, dan zorg je ervoor dat iemand van de regio-administratie daar actie op onderneemt.

Ter info: In bepaalde gevallen is het mogelijk om een deel van de reeds gemaakte kosten vergoed te krijgen van de zorgverzekeraar.

Gekoppelde documenten

In NAV kunnen documenten gekoppeld worden aan bijvoorbeeld een klantenkaart, verkooporder of inkooporder. Denk hierbij aan maatkaarten, aanvragen, machtigingen, brieven etc.

In het lint zie je een knop “View documents”. Als je daarop klikt kom je in een ander programma (Raptor) waarin alle gekoppelde documenten opgeslagen worden. Hoe dit precies werkt vind je in een aparte uitleg, onder de naam Raptor/View documents.