NAV Agenda, mail afspraakbevestiging, CC

Handleiding NAV, Functioneel beheer, 08-08-2023

Op de afspraakkaart heb je in het lint de  optie om de afspraakbevestiging via de mail naar de klant te sturen.

Vestiging

Om te kunnen mailen moet je aan een vestiging gekoppeld zijn. Dit bepaalt namelijk welk telefoonnummer in de e-mail genoemd wordt. Krijg je een foutmelding “De standaardvestiging… is niet gevuld”, klik die melding eerst weg en ga daarna naar “Divisie Wijzigen”. (Je hoeft hiervoor niet je  afspraakkaart af te sluiten. Je kunt naar het rolcentrum en dan naar het lint, of je zoekt de optie “div wijz” rechts boven in het zoekvenster.) Vul de vestiging in.

Daarna kun je terug naar je afspraakkaart en kies in het lint nogmaals voor E-mailen.

Tussenscherm

Je komt dan in een tussenscherm, waarin een voorbeeld van de mail getoond wordt. Als op de klantenkaart een e-mailadres staat, dan wordt deze automatisch ingevuld.

In dit tussenscherm kun je dingen in wijzigen, zoals een CC toevoegen, maar het is beter om dat op deze plek niet te doen! Wat je hier invult wordt namelijk onthouden, en dat komt dus bij elke volgende afspraakbevestiging weer terug. Zorg er liever voor dat het veld CC in dit tussenvenster leeg is.

Je kunt dit tussenvenster het beste gewoon zo laten zoals hij is en onderaan op OK klikken.

Outlook

De mail opent nu in Outlook. Daar kun je alle bewerkingen uitvoeren die je zou willen. Zoals een extra e-mailadres als CC toevoegen of de tekst van de mail aanvullen of wijzigen.

Je kunt de mail versturen uit een andere mailbox, zoals een algemene mailbox voor de Backoffice, als je daar toegang toe hebt.

Je kunt je OIM handtekening met Logo toevoegen, of een andere handtekening aanmaken als je niet je eigen naam eronder wilt hebben staan.