Outlook: Waarom komt mijn e-mail niet aan of niet binnen?

Verwacht je e-mail, maar komt het niet of later aan?

Regelmatig krijgen we de laatste tijd de vraag waarom bepaalde e-mails vertraagd of niet worden afgeleverd. Vaak betreft het dan e-mail waarin een Excel (.xls) en/of een Word (.doc) bestand in OUD Word/Excel formaat (uit 2003, dus 15 jaar oud) wordt meegestuurd. Deze bestanden (herkenbaar aan .doc en/of .xls extensie) worden zeer onveilig geacht omdat deze virussen kunnen bevatten en worden door onze antivirussystemen geblokkeerd. Met name RANSOMWARE-virussen worden veelvuldig op deze manier verspreid. We hebben daarmee helaas enkele malen pijnlijke praktijkervaring opgedaan die zeer veel werk opleverden.

Binnenkomende .XLS en .DOC bestanden worden daarom uit veiligheidsoverwegingen automatisch in quarantaine geplaatst en periodiek door ons (handmatig) beoordeeld op veiligheid. Dit gebeurt op basis van afzender en bij twijfel op basis van inhoud. Hierdoor zal het dus langer duren voordat deze e-mails in jouw mailbox worden afgeleverd, of ze komen helemaal niet aan!

De oplossing is eigenlijk simpel: Verzoek de afzender om Word en/of Excel documenten in .docx of .xlsx formaat (het Word/Excel format dat vanaf Office 2007 wordt gebruikt) te versturen. Deze bestandsformaten zijn veilig en worden door onze antivirusservers wel doorgelaten.

Heb je over bovenstaande nog vragen dan horen we dat graag. Ook als je een e-mail verwacht met een bijlage die niet in jouw mailbox aankomt, meld dat dan svp bij de ICT helpdesk via MijnICT.

------

De onderstaande e-mail tekst kun je desgewenst aan externe leveranciers sturen om ze hierop te wijzen:

------

Geachte OIM Orthopedie BV Relatie,

Sinds enige tijd heeft OIM vanwege ICT veiligheid en AVG wetgeving op haar e-mail servers de spam- en antivirusfilters dusdanig ingeregeld dat er geen oude MS-Office bestanden in e-mail bijlagen meer worden doorgelaten. Oude Word .doc en Excel .xls bestanden evenals PowerPoint .ppt bestanden van voor 2003 zijn erg gevoelig voor virus- en ransomware-infecties en worden daarom door ons als onveilig beschouwd.

Omdat de e-mails die deze bestanden als bijlage bevatten niet meer standaard worden doorgelaten merken we dat deze daarmee de OIM geadresseerden niet altijd bereiken. Hierdoor ontstaat er regelmatig vertraging in onze en uw bedrijfsvoering omdat er niet tijdig wordt gereageerd/geacteerd op de betreffende e-mails.

We zien dat vanuit uw bedrijf of vanuit uw e-mail adres de genoemde oude bestanden (.doc/.xls/.ppt) nog worden verstuurd. We willen u daarom dringend verzoeken, op basis van veiligheid en AVG wetgeving, uw MS-Office (Word/Excel en PowerPoint etc.) zo in te stellen dat u alleen bijlagen stuurt met de reeds vanaf 2003 gangbare .docx, .xlsx en .pptx bestandsformaten. Deze nieuwe bestandstypen worden in e-mail bijlagen wel veilig geacht en doorgelaten in onze mailserver filters. Het kan zich ook voordoen dat er andere door u gebruikte softwaresystemen zijn die deze verouderde bestandstypen aanmaken. We vragen u dan vriendelijk ook die aan te passen.

Wij hopen op uw begrip en danken u alvast voor de moeite.